Het crisisplan en crisisteam van HZOIJ: de aangesloten huisartsenpraktijken ons zijn er vooral bekend mee geworden door Covid-19 pandemie. Maar waarvoor dient het crisisplan nog meer? En wat doet het crisisteam wanneer er geen crisis is? Hierover zijn we in gesprek geweest met Ton Bresser, coördinator Crisisbeheersing en OTO (Opleiden – Trainen – Oefenen) voor Huisartsenzorg Oude IJssel. Ton vervult deze functie bij ons vanuit zijn eigen bedrijf. Hij doet dit ook voor andere huisartsenregio’s.
Waarom is er behoefte ontstaan aan formele crisisorganisatie?
“Na de schokkende gebeurtenissen zoals de vuurwerkramp in Enschede en de Bijlmerramp bij Schiphol werd het duidelijk: de zorg moet beter voorbereid zijn op grote incidenten. Dit geldt zowel voor de zorginstellingen zelf als voor de samenwerking tussen deze instellingen. Niet alleen rampen met veel slachtoffers en uitbraken van infectieziekten, maar ook zaken als stroomuitval, brand of technische storingen vragen om een gestructureerde aanpak. Wettelijk gezien hebben zorginstellingen en individuele hulpverleners de verantwoordelijkheid om hun zorg onder alle omstandigheden te kunnen bieden en uit de praktijk blijkt dat zo’n voorbereiding hierbij goed helpt.”
Hoe werkt het crisisplan van HZOIJ in het kort?
“De gehele crisisorganisatie bestaat uit hagro*- en huisartsenpostcrisiscoördinatoren en het crisisteam. Incidenten die alleen effect hebben op de zorg binnen de individuele dagpraktijk of de huisartsenpost worden door henzelf opgelost. Als het (verwachte) effect van een incident groter en regionale coördinatie nodig is, komt het crisisteam in beeld. De voorzitter van het crisisteam besluit dan of het crisisteam geactiveerd moet worden.
In de crisisbeheersing onderscheiden we de koude en de warme fase. Er is sprake van een warme fase als er een crisis speelt en de crisisorganisatie is geactiveerd, en van een koude fase indien dit niet het geval is. Na een crisis evalueert het crisisteam de werkwijze en effectiviteit van de crisisorganisatie. Op basis hiervan worden eventuele aanpassingen aan het crisisplan gedaan.”
* Veel praktijkhouders vormen met andere praktijkhouders in de omgeving een hagro: huisartsengroep. Vroeger was de hagro nodig om de diensten in de spoedzorg te verdelen.
Wie zijn er binnen HZOIJ bij crisisorganisatie betrokken?
“De commissie Crisisbeheersing en OTO is altijd actief. Deze bestaat uit huisartsen Norbert Hoogsteder en Ewout van Noort, manager spoedzorg Wendy Drevers en mijzelf als coördinator. De commissie heeft als taak het organiseren van alles rond crisisbeheersing in de koude fase, zoals risicoanalyse en planvorming, het inrichten van de crisisorganisatie en het opleiden en trainen van de leden en het maken van afspraken met ketenpartners (zoals het Slingeland Ziekenhuis).
In de warme fase komt het crisisteam in actie. Ieder heeft z’n eigen taak die omschreven staat in het crisisplan: voorzitter, crisiscoördinator, twee leden, communicatiemedewerker en logger. Er zijn tevens vervangers benoemd voor alle leden, mochten zij uitvallen.”
Hoe houden we de crisisorganisatie scherp in de koude fase?
“De term OTO staat voor opleiden, trainen en oefenen en is cruciaal om het crisisteam scherp te houden. Uitgangspunt is dat we de leden van het crisisteam jaarlijks in elk geval één oefening of training aanbieden, gericht op zijn of haar eigen rol binnen het team. Daarnaast zijn er aanvullende activiteiten zoals het oefenen van de alarmeringsprocedure. De commissie houdt ook de ogen open voor nieuwe ontwikkelingen en risico’s, zoals cybercriminaliteit. Uit onderzoek is gebleken dat kleinere organisaties minder goed beveiligd zijn en daarmee gemakkelijker slachtoffer kunnen worden. Hierop passen we onze activiteiten aan.”
Welke activiteiten heeft de commissie in 2023 uitgevoerd?
“Vorig jaar hebben we in samenwerking met studenten van Hogeschool Saxion bij een aantal praktijken een onderzoek uitgevoerd om de bewustwording met betrekking tot cybercriminaliteit te verhogen. Dit omvatte praktijkbezoeken door een mystery guest en phishingacties per mail en telefoon om de beveiliging te testen. Deze activiteit werd goed gewaardeerd en we zijn inmiddels aan de slag gegaan met de verbeterpunten. Ook heeft het crisisteam deelgenomen aan een training. Na de ervaring met de slepende coronacrisis, mochten zij hier de regionale huisartsenzorg veilig stellen bij een korte maar intensieve crisis.”
En wat staat er voor 2024 op de agenda?
“Voor 2024 ligt de focus op het verder verbeteren van de cyberweerbaarheid en herhalen we het hiervoor genoemde project bij andere praktijken. Ook willen we de praktijkmanagers meer betrekken bij de crisisbeheersing, gezien hun toenemende rol in de bedrijfsvoering van de huisartsenzorg. Verder zijn we gestart met het organiseren van in- en externe uitwijklocaties voor de huisartenspoedpost; in 2024 gaan we hiermee verder en willen we ook het daadwerkelijke uitwijken oefenen. Tot slot hebben we nog een oefening van de alarmeringsprocedure in samenwerking met GHOR op de agenda staan. Genoeg te doen dus!”
Door: Frederieke Tankink